¿Qué es
la gestión de archivos?
Según la
definición del Consejo Internacional de Archivos, la gestión de archivos es el
estudio teórico práctico de los principios y procedimientos concernientes a las
funciones de archivos. En una definición más amplia, podemos decir que la
gestión de archivos está relacionada con la buena y controlada administración
de la información de una organización.
¿Para qué
implementamos la gestión de archivos?
Sirve para
facilitar el trabajo con la documentación que se produce en la empresa. Cada
uno de los involucrados con los documentos del archivo debe saber qué
documentos guardar, cuándo, cómo y dónde. Así mismo debe saber donde esta la
documentación en el momento de necesitarla.
Nos ayuda a
tener accesibilidad y transparencia en la información, además de esto también
nos proporciona el intercambio y la reproducción de los recursos, evitando
duplicados, información innecesaria o pérdida de la información.
Podremos
mantener viva la memoria de la organización, como dijo Atherton, en 1983:
“salvo la paz permanente, nada podría contribuir más a alcanzar los fines de
las sociedades en desarrollo y hacer éste un mundo mejor para vivir, que una
transferencia de información científica y tecnológica efectiva y de alcance
mundial”.
Funciones
de la gestión de archivos
Función de
la gestión de archivos
La principal
función de la gestión de archivos es proporcionar una visión lógica de la
organización de los datos. Entre otras funciones encontramos:
- - Identificar
y localizar un archivo.
- - Controlar
el acceso de varios usuarios a los archivos.
- - Bloquear
el uso de archivos.
- - Ubicar
archivos en bloques libres.
- - Administrar
el espacio libre.
- - Permitir
la transferencia de datos de unos usuarios a otros.
- - Facilitar
a los usuarios la posibilidad de estructurar los archivos de la manera más
efectiva.
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